Sikkerheit ved store arrangement i Hallingdal - sjekkliste for arrangørar

Å ha ansvaret for arrangement er ei omfattande oppgåve. Det er viktig at arrangementsleiinga startar arbeidet med sikkerheit og beredskap tidleg og overheld dei lover, reglar og søknadsfristar som gjeld.

Ansvaret for sikkerheit ved arrangement kviler fullt og heilt på arrangørane, men kommunen ønskjer å informere og hjelpe arrangørane i arbeidet med å lage gode og trygge arrangement. Det er difor utarbeida ei sjekkliste som skal gjere det enklare for arrangørane å halde oversikt over alle gjeldande lovar og reglar. Sjekklista er utarbeidd i samarbeid med lokalt brannvesen og mattilsyn.

Arrangement i kommunane i Hallingdal - sjekkliste for arrangørar
Arrangørar av store arrangement bør sette seg inn i DSB sin veileder for sikkerhet ved store arrangementer. Veilederen vart sist revidert i juli 2017.

 
 
1. ROS-ANALYSE OG BEREDSKAPSPLAN
Store arrangement er definert som “arrangementer med store ansamlinger av mennesker og/eller med potensial for store ulykker” (DSBs veileder). Eksempel på store arrangement er marknader, stevne, festivalar, konsertar, idrettsarrangement osv. Felles for desse er at det er fleire personar enn normalt samla innanfor eit område i ein tidsavgrensa periode. Dette gjer risikoen for ulykker og uønskte hendingar større enn normalt, og konsekvensen dersom noko skulle skje større enn normalt.

Potensiale for ulykker avheng mellom anna av folketettheit, arrangementsstad, arrangementstype, rus og publikumstype/åtferd. Det er viktig at arrangørar jobbar grundig med ROS-analyse (risiko- og sårbarhetsanalyse) og beredskapsplan for arrangementet for å minske risikoen for ulykker og uønskte hendingar.

For å hjelpe til med dette har Miljøretta helsevern i Hallingdal laga eit forslag til tryggleiksplan som kan brukast av arrangørar som ikkje allereie har ein slik plan på plass: TRYGGLEIKSPLAN VED STORE ARRANGEMENT.

Kriseleiinga i kommunen skal, i tillegg til politi/brannvesen/lege, varslast ved alvorlege hendingar. Arrangørane får utdelt varslingsliste frå kommunen. I tillegg må arrangørane sørgje for god intern kommunikasjon under heile arrangementet.

Beredskapsplanen bør evaluerast i etterkant av arrangementet.


2. MELDING TIL POLITIET 
Politivedtekter for Flå kommune
Politivedtekter for Nes kommune
Politivedtekter for Gol kommune
Politivedtekter for Hemsedal kommune
Politivedtekter for Ål kommune
Politivedtekter for Hol kommune        

§ 23 Søknadsplikt for arrangement på offentleg stad “Den som på offentleg stad vil lage til arrangement som i hovudsak er av underhaldande, kunstnerisk, selskapeleg eller kommersielt slag, som har ein storleik som opplagt vil føre til behov for omfattande reguleringar av ferdsla eller vakthald, må søkje om dette innan ein frist som politiet set. Politilova § 11 gjeld tilsvarande.”

§ 24 Meldeplikt for allment tilgjengelege arrangement utanfor offentleg stad m.m. “Den som vil lage til eit arrangement som er allment tilgjengeleg, må senda melding i god tid til politiet. Dette skal gjerast sjølv om arrangementet ikkje går føre seg på offentleg stad, når det er truleg at det vert naudsynt med polititilsyn for å sikre ro og orden eller avvikling av trafikken på grunn av storleiken på eller karakteren av arrangementet. Plikt til å melde frå gjeld òg samkome med dans eller anna tilstelling som i hovudsak er av selskapeleg eller underhaldande art for medlemmer av ei foreining eller liknande samanslutning. Politilova § 11 gjeld tilsvarande.” Utdraga er henta frå Hol kommune sine politivedtekter. Sjå politivedtekter for eigen kommune for nøyaktig ordlyd. 

Melding til politiet skal minimum innehalde stad/adresse, evt. løyve frå grunneigar, tidspunkt, melding om musikk/støy og ønskte tiltak, (trafikkregulering, vakthald m.v.).

Politiet tlf: 02800

3. MELDING TIL BRANNVESENET 
Brann- og eksplosjonslova 
§7: “Den ansvarlige for store arrangementer, utstillinger, forestillinger, møter og andre tilstelninger skal i god tid før arrangementet sende melding til lokal tilsynsmyndighet, dersom arrangementet skal avholdes i et byggverk eller på et område som normalt ikke benyttes til denne typen arrangementer”.

Melding til bannvesenet skal innehalde ein systematisk plan/brannstrategi som inneheld ein brannteknisk plan for korleis sikkerheita ved arrangementet er ivaretatt. Denne skal minimum innehalde plan for eige slokkeutstyr, uttak for vatn til slokking, rømmingsvegar, brannvakter, ansvarsfordeling i forhold til varsling, slokking og evakuering, åtkomst for brannvesen, søppelhandtering og spesielle risikoområde (frityr, store folkemengder m.v.). Planen skal godkjennast av brannvesenet. 

Skal ein i samband med arrangementet overnatte i bygg i som ikkje er beregnet for overnatting (forsamlingslokal, skoler) må ein søke om dette på vedlagt skjema.

Skal det i samband med arrangementet nyttast innandørs pyroteknikk(scenefyrverkeri) eller utandørs fyrverkeri må ein søke om dette på vedlagt skjema. Brannvesenet sender søknaden til politiet med brannvesenet si innstilling.

Skjema:
Melding om arrangement til brannvesenet
Regler for overnatting i bygg som ikke er egnet for overnatting
Melding om overnatting til Brannvesenet
Søknad om tillatelse til avbrenning av fyrverkeri

Hallingdal brann- og redningstjeneste iks 
Torpomoen, 3579 Torpo
Tlf: 96 62 54 25
E-post: post@hallingdal-brannvesen.no     

 
4. MELDING TIL AMBULANSETJENESTE / MEDISINSK BEREDSKAP

Arrangør bør i god tid varsle Vestre Viken, Prehospitale Tjenester via e-post: post@vestreviken.no Merk e-posten tydeleg at den skal til Prehospitale tjenester. Da vil e-posten bli vidaresendt til rette vedkommande.
I e-posten bør det gå frem følgjande informasjon:

  • Type arrangement
  • Staden for arrangementet
  • Tidsrom for arrangement
  • Forventa tal besøkande
  • Sanitetstiltak som settast i verk av arrangør
  • Kontaktinformasjon til arrangør
  • Tiltak som settast i verk av kommunehelseteneste/legevakt som følgje av arrangementet

Ut ifrå opplysningar som er gitt, vil Prehospitale tjenester kunne gjere ei risikovurdering av ambulanseberedskapen, på lik line med andre sesongvariasjonar og større arrangement i vårt ansvarsområde. 

Kontaktperson for ambulansetenesta i Hallingdal:
Seksjonsleder Owe Treverket, tlf. 480 10 174

 

5. SØKNAD OM BRUK AV AREAL/LOKALAR 
Offentleg areal og friområde: Leige av grunn må godkjennast av kommunen. Skriftleg søknad skal innehalde stad, tidsrom, type arrangement, arealbehov, samt behov for straum, vatn, kloakk, trafikkregulerande tiltak, parkeringsbehov m.m. 

Privat grunneigar/utleigar: Leige av grunn må godkjennast av grunneigar. Hugs renovasjon, vatn og kloakk, trafikkregulering og parkering. 



6. MELDING TIL MATTILSYNET

6.1. matservering
Fellesløysingar
Arrangøren har ansvaret for å legge til rette for gode fellesløysingar for sanitærtilhøve, drikkevatn og avfallshandtering.
Toalett - Regelverket stiller krav til at det skal være eigne toalett med gode moglegheiter for handvask for dei personane som handterer uemballerte næringsmiddel - publikumstoalett skal ikkje brukast.
Drikkevatn - Det skal vere tilgang til vatn av drikkevasskvalitet.
Avfallshandtering - Tilhøva skal vere lagt til rette for hygienisk handtering og lagring av avfall for å sikre gode tilhøve for handtering av mat.

Melding til Mattilsynet
For å planlegge tilsyn, ønsker Mattilsynet samarbeid med arrangøren og ber om at de sender følgjande opplysningar på førehand:
-
Kva for opplegg de har for fellesløysingar for sanitærtilhøve, drikkevatn og avfallshandtering.
-
Liste over dei som har fått bodplass til matsal når dette er klart med følgjande oppysningar: organisasjonsnummer, navn og adresse samt gjerne telefonnummer, e-postadresse og kva for produkt dei skal omsetje.
-
Kopi av informasjon som de gir ut til dei som skal omsetje mat.

Registrering
- Næringsmiddelverksemder som sel produkta sine på marknader, festivaler og liknande skal vere registrert hjå Mattilsynet med aktiviteten «mobilt salg».
-
Foreiningar, frivillige organisasjonar og lag mv som har eit enkelt tilbod om mat ved kortvarige arrangement treng ikkje registrere seg hjå Mattilsynet ved til dømes sal av kaker, is, brus, vafler og oppvarming av pølser og hamburgerar.
-
Dersom arrangøren av festivalen er ansvarleg for mathandtering, er dette registreringspliktig

Det er den som omset mat som har ansvaret for at maten er trygg og at regelverket blir fulgt. Alle er omfatta av krava i matlova og har plikt til å sjå til at organisering og gjennomføring er slik at omsyn til reinhald og hygiene er teke hand om. Lov om matproduksjon og mathygiene

Informasjonsmateriale
De må gjerne dele ut eller vise til vårt informasjonsmateriale: 
- Trygg mat på messer og festivaler
- Trygg mat – grunnleggjande hygiene for serveringsstader
- Ikkje nok å vere god kokk

Brosjyrene finn de her:
http://www.mattilsynet.no/mat_og_vann/matservering/kortvarig_salg_av_mat/#publikasjoner

Skjema for melding og registrering finn de her: http://www.mattilsynet.no/skjema/

6.2. Framvisning av dyr
Framvisning av dyr skal være medlt til Mattilsynet seinast ei veke før framsyninga starter. For meir informasjon beslk www.mattilsynet.no.  
https://www.mattilsynet.no/dyr_og_dyrehold/dyrevelferd/fremvisning_av_dyr/

Kontaktinfo: Mattilsynet:
E-post:
postmottak@mattilsynet.no 
Telefon 22 40 00 00 (felles sentralbord)



7. MELDING OM MUSIKK/STØY

Kommunen må vege omsyn til kulturutfalding og næringspolitikk opp mot omsynet til naboar og andre støyutsette. Kommunen regulerer kor mange arrangement og konsertar som kan gjennomførast på ulike lokalitetar der naboar kan utsettast for støy, i samsvar med forskrift om miljøretta helsevern §7. Ansvarlege for arrangementet skal ta dei forholdsreglar som er nødvendige for å førebygge, hindre og motverke at fare for helseskade eller helsemessig ulempe oppstår. Arrangør bør gjere ei førehandsvurdering av lydforhold, evt. gjere målingar av lydnivå og vurdere risikoen for overskriding av aktuelle grenseverdiar.
Det skal varslast om fare for støy til politiet, kommunen ved Miljøretta helsevern Hallingdal samt evt naboar. 

Politivedtektene §4 (Sjå politivedtekter for eigen kommune for nøyaktig ordlyd, pkt. 2): “Den som på eller ut mot offentleg stad vil føre fram song eller musikk, skipa til framsyning eller gjere bruk av høgtalar, må på førehand gje melding til politiet.”

Frå 2011 føreligg Helsedirektoratets veileder: Musikkanlegg og helse, veileder til arrangører og kommuner”. Verkeområde er møter, konsertar og festivalar, og gjeld lydforhold som kan medføre helseplager og helseskader. Veilederen gir spesifikke råd og tilrådingar med omsyn til lydnivå og lydvarigheit.

Forskrift om miljøretta helsevern
Veileder for musikkanlegg og helse
Politivedtekter for kommunane i Hallingdal, sjå pkt. 2. 

 
8. REGLAR FOR PYROTEKNIKK/FYRVERKERI 
Politivedtektene § 5 (Sjå politivedtekter for eigen kommune for nøyaktig ordlyd, pkt. 2): "På, ut over eller like attmed offentleg stad er det forbode:

1.
å skyte med gevær eller anna skytevåpen eller med boge, sprettert e.l.,
2.
å brenne av krutt, fyrverkeri eller sprengstoff utan at politiet har gjeve løyve.
3. å kaste eller sleppe stein, snøball eller anna som kan vere til skade eller ulempe for dei som ferdast der 


9. LØYVE TIL SKJENKING AV ALKOHOL 
Det må søkast om løyve for skjenking av alkohol. 

Søknadsfrist for slik løyve er minimum 3 veker før arrangementet. Festivalar o.l der det er forventa at det kjem mange menneskje må søkje i god tid før arrangementet, då det kan vere saka må opp i kommunestyret til handsaming. Kommunen sendar kopi av søknaden til lensmannen for uttale.

Flå kommune - Søknad om skjenkebevilling
Nes kommune - Salg, servering og skjenking
Gol kommune: Sal, servering og skjenking
Hemsedal kommune: Skjenkeløyve, serveringsløyve og salsløyve
Ål kommune: Søknad om skjenkeløyve
Hol kommune: Bevillinger



Oppdatert 22.8.2017